WeLearn enregistre ce que vous faites pendant que vous apprenez, parce que cette trace est la raison d'être d'une plateforme de formation : votre progression, vos résultats, vos certifications. Cette page explique simplement ce qui est enregistré, qui le voit, combien de temps c'est conservé et ce que vous pouvez y faire. Le texte qui fait foi est la politique de confidentialité (section 10) ; cette page la suit et y ajoute le détail du comportement des écrans.
Votre organisation décide pourquoi et comment vos données sont traitées dans son espace WeLearn. Lunatech développe et exploite WeLearn pour le compte de votre organisation et ne traite vos données que pour fournir le service.
Ce que WeLearn enregistre sur vous
| Type | Contenu |
|---|---|
| Compte et profil | Votre adresse e-mail, votre nom, votre photo facultative, la langue de l'interface et vos réglages d'affichage, et l'identité que la connexion de votre organisation transmet à WeLearn. WeLearn ne stocke aucun mot de passe |
| Activité d'apprentissage | Les formations auxquelles vous êtes inscrit, votre progression, vos réponses, vos scores, vos résultats et vos certifications |
| Ludification | Votre XP, votre niveau, votre série, vos badges, vos quêtes accomplies et les jalons partagés dans le fil d'activité, sauf si vous la désactivez (section 6) |
| Notifications | Votre boîte de notifications et les canaux que vous avez choisis dans Paramètres › Notifications |
| Vos propres mots | Vos notes privées, vos avis sur les formations, vos signalements de problème dans une formation, et tout ce que vous écrivez pour une relecture par les pairs |
| Jetons | Le nom, les permissions et l'expiration de tout jeton d'accès que vous créez. Le secret du jeton n'est stocké que sous une forme irréversible qui ne peut pas être relue |
WeLearn ne dépose que les cookies nécessaires à votre connexion. Voir la politique de confidentialité (section 10).
Qui peut voir quoi
| Vos données | Vous | Managers | Administrateurs | Autres membres |
|---|---|---|---|---|
| Nom, photo et rôle | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Adresse e-mail | Oui | Oui | Oui | Non |
| Le nombre de personnes que vous suivez et qui vous suivent | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Les noms figurant sur ces listes d'abonnés et d'abonnements | Oui | Non | Oui | Non |
| Vos chiffres d'apprentissage : formations commencées, terminées, réussies et échouées, nouvelles tentatives, formations obligatoires | Oui | Oui | Oui | Non |
| Vos certifications, avec score et dates | Oui | Oui | Oui | Non |
| Votre XP, vos séries et vos badges dans votre rapport de formation | Oui | Oui, sauf si vous avez désactivé la ludification | Oui, sauf si vous avez désactivé la ludification | Non |
| Les badges sur votre profil | Oui | Oui, sauf si vous avez désactivé la ludification ou masqué le badge | Comme les Managers | Comme les Managers |
| Votre XP hebdomadaire dans un classement | Oui | Uniquement ceux qui partagent ce classement | Comme les Managers | Comme les Managers |
| Vos badges et vos jalons de niveau dans le fil d'activité | Oui | Uniquement ceux qui vous suivent | Comme les Managers | Comme les Managers |
| Vos notes privées | Oui | Non | Non | Non |
| Vos notifications | Oui | Non | Non | Non |
Les Managers et les Administrateurs consultent vos chiffres d'apprentissage dans Statistiques › Équipe, et vos certifications dans Statistiques › Conformité de l'équipe et sur votre profil. Les lignes du classement et du fil d'activité dépendent aussi de vos propres choix dans Paramètres › Ludification (section 6).
Ce que vous écrivez dans une formation parvient à des personnes précises, quel que soit leur rôle :
- Un avis parvient aux auteurs de la formation, aux Managers et aux Administrateurs sous forme de total, jamais avec votre nom.
- Un problème que vous signalez parvient aux mêmes personnes avec votre nom, pour qu'un auteur puisse vous interroger à ce sujet.
- Un rendu de relecture par les pairs est lu, avec votre nom, par les personnes autorisées à le noter.
Vos notes n'appartiennent qu'à vous
Les notes que vous écrivez avec Écrire une note privée, et que vous retrouvez sous Mes notes, ne peuvent être lues que par vous : ni par les auteurs de la formation, ni par votre Manager, ni par un Administrateur. Elles n'apparaissent dans aucun rapport, aucune statistique et aucun export, y compris votre propre fichier Télécharger mes données. Quand vous quittez l'organisation, elles sont supprimées immédiatement (section 9).
Voir Notes, avis et signalement de problèmes.
Quand quelqu'un ouvre votre rapport de formation, c'est enregistré
Un Manager ou un Administrateur peut ouvrir le rapport de formation de n'importe quel membre dans Statistiques › Équipe et l'exporter en PDF. Chaque fois qu'il ouvre ou exporte votre rapport, WeLearn enregistre qui l'a fait, quand, et quelle période il a consultée, ainsi que les sections incluses dans un export. Quand vous consultez vos propres chiffres, rien n'est enregistré.
Vous n'êtes pas prévenu de ces consultations. Cette trace existe pour que l'accès à vos chiffres puisse être contrôlé après coup, et elle est supprimée au bout de 24 mois.
Quand quelqu'un télécharge votre certificat, vous en êtes informé
Quand vous téléchargez vos propres certificats, depuis Statistiques › Mon apprentissage, rien n'est enregistré et personne n'est prévenu.
Quand un Manager ou un Administrateur télécharge l'un de vos certificats, seul ou dans un ZIP, WeLearn l'enregistre avant que le fichier lui parvienne, et vous recevez une notification : « … a téléchargé votre certificat pour … », avec son nom et la formation. Vous recevez au plus un tel avis par personne et par jour, quel que soit le nombre de fichiers téléchargés ; chaque téléchargement reste enregistré.
Cette notification ne peut pas être désactivée. Elle relève de Avis obligatoires dans Paramètres › Notifications, marquée Toujours actif (in-app).
La ludification est activée par défaut, et chaque réglage vous appartient
L'XP, les niveaux, les séries, les badges, les classements et le fil d'activité sont activés quand vous arrivez. Tout est entre vos mains, dans Paramètres › Ludification, sans intervention d'un administrateur. Vos changements s'appliquent dès que vous appuyez sur Enregistrer les préférences.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Participer à la ludification | Le réglage principal. Désactivé, WeLearn n'enregistre pour vous ni XP, ni série, ni badge, ni progression de quête, masque vos badges sur votre profil, et remplace la partie ludification de votre rapport de formation par une mention indiquant que vous vous êtes retiré. Le désactiver désactive aussi les trois réglages ci-dessous |
| Afficher le niveau sur le tableau de bord | Affiche le bandeau d'XP et de niveau en haut de votre Tableau de bord. Ne change rien pour les autres |
| Apparaître dans les classements | Désactivé, vous n'apparaissez plus dans aucun classement, et vous ne les voyez plus non plus. Votre nom est aussi retiré du tableau des scores de l'énigme quotidienne publié dans Slack |
| Partager dans le fil d'activité | Désactivé, les personnes qui vous suivent ne voient plus vos badges ni vos jalons de niveau, et vous ne voyez plus le fil. Vos scores ne sont jamais partagés |
Se retirer n'est jamais un désavantage. La ludification ne débloque rien de réel : vos formations, vos résultats et vos certifications ne sont pas affectés. Voir Ludification : XP, niveaux, séries, badges.
Télécharger mes données vous en donne une copie
Paramètres › À propos › Télécharger mes données › Télécharger enregistre un fichier
appelé welearn-export.json : une copie lisible par machine de ce que WeLearn détient sur vous, que
vous pouvez conserver ou transmettre à un autre service.
| Partie du fichier | Contenu |
|---|---|
| Profil | E-mail, nom, rôle, langue, les identités de connexion liées à votre compte, les thèmes et les personnes que vous suivez, vos formations enregistrées, vos groupes, et un lien vers votre photo |
| Préférences | Vos réglages de ludification, de notifications et d'affichage |
| Apprentissage | Chaque inscription, avec votre progression, vos réponses et vos résultats |
| Ludification | Votre total d'XP, chaque gain d'XP, vos badges, vos quêtes accomplies, votre série et vos entrées du fil d'activité |
| Notifications | Votre boîte de notifications |
| Jetons | Le nom, les permissions, la date de création et d'expiration de chaque jeton d'accès. Jamais le secret |
| Liens de canaux | Le compte Slack que WeLearn a trouvé pour vous, si votre organisation utilise Slack |
Vous pouvez demander le fichier 5 fois par heure. Au-delà, ou en cas de problème, l'écran indique « L'export n'a pas pu être généré. Veuillez réessayer plus tard. » Dans la démo publique, Télécharger mes données n'existe pas.
Pour votre parcours en PDF ou en tableur, voir Votre parcours et vos exports.
Combien de temps les données sont conservées
C'est la politique de confidentialité qui engage WeLearn ; ce tableau décrit le fonctionnement actuel de WeLearn et peut évoluer.
Tant que vous êtes membre, la plupart de vos données vivent aussi longtemps que votre compte. Quelques types sont effacés selon un calendrier :
| Données | Conservées |
|---|---|
| Notifications | 12 mois, puis supprimées |
| Entrées du fil d'activité | 24 mois, puis supprimées |
| La trace des Managers et Administrateurs qui ouvrent ou exportent votre rapport de formation | 24 mois, puis supprimée |
| La trace de vos certificats téléchargés par quelqu'un d'autre | 24 mois, puis supprimée |
| La trace des changements de rôle | 24 mois, puis les noms en sont retirés |
| Un jeton d'accès expiré | 30 jours après son expiration, puis supprimé |
Pour le calendrier en vigueur, la politique de confidentialité vous renvoie à l'administrateur de votre organisation.
Dans la démo publique, rien n'est conservé : la visite dure une heure au total, ou se termine 15 minutes après la fermeture de l'onglet, et tout ce qui a été fait pendant ce temps est supprimé.
Quand vous quittez l'organisation
Quand vous partez, un Administrateur vous retire de l'organisation, et WeLearn traite vos données en trois étapes. Dans un espace qui admet ses membres sur invitation, vous ne pouvez pas vous reconnecter sans nouvelle invitation. Dans un espace qui admet toute personne ayant une adresse e-mail sur le domaine de l'organisation, vous reconnecter crée un nouveau compte, vide.
| Quand | Ce qui se passe |
|---|---|
| Immédiatement | Suppression de votre compte et de votre profil, de votre photo, de vos préférences, de votre boîte de notifications, de vos sessions, de vos jetons d'accès et agents connectés, de vos abonnements dans les deux sens, de vos formations enregistrées, de vos notes privées, de vos avis, de votre série et de vos accès aux brouillons partagés |
| 30 jours plus tard | Votre historique d'XP, vos badges et vos quêtes accomplies sont conservés pour les totaux de l'organisation, sans votre nom. Vos entrées du fil d'activité sont supprimées. Les problèmes que vous avez signalés et les notes de relecture que vous avez écrites restent pour les auteurs, sans votre nom |
| 3 ans plus tard | Vos inscriptions, vos réponses et vos résultats sont conservés pour les statistiques de l'organisation, sans votre nom |
Vous pouvez demander davantage. Si vous, ou un ancien collègue, souhaitez que votre historique restant soit effacé plutôt que conservé sans votre nom, demandez à l'administrateur de votre organisation une demande d'effacement RGPD, même après votre départ. Elle est exécutée rapidement, sans le délai de 30 jours, et supprime aussi le texte des problèmes que vous avez signalés et des notes de relecture que vous avez écrites.
Vos droits et où lire la politique complète
En vertu du RGPD, vous pouvez demander une copie de vos données, faire corriger des données inexactes, faire effacer votre compte et vos données, et recevoir les données que vous avez fournies dans un format lisible par machine. Télécharger mes données répond à la copie et au format lisible par machine ; vous pouvez corriger vous-même votre nom et votre photo dans Paramètres › Informations personnelles. Pour tout le reste, contactez l'administrateur de votre organisation, qui traite les demandes pour le compte de votre organisation.
La politique de confidentialité complète se trouve à deux endroits, avec le même texte :
- Dans WeLearn : Paramètres › À propos › Politique de confidentialité › Consulter la politique.
- Sans vous connecter :
/legal/privacysur l'adresse du site WeLearn, accessible par le lien Confidentialité de la page d'accueil de WeLearn. Utile avant que votre organisation ait un espace, ou pour un collègue qui n'a pas de compte.
La politique précise qui traite vos données, ce qui est traité, quels prestataires les reçoivent, combien de temps elles sont conservées, vos droits et les cookies que WeLearn dépose.