Piloter la conformité de votre équipe

Cette page couvre la part du Manager dans une formation obligatoire. Ses auteurs rédigent et publient la formation comme décrit dans Créer une formation obligatoire. Un responsable de la conformité, Manager qui n'en est pas l'auteur ou Administrateur, la marque ensuite Formation obligatoire, décide si une réussite expire, et choisit qui reçoit le récapitulatif hebdomadaire ; les auteurs ne peuvent pas déclarer leur propre formation obligatoire, sauf s'ils sont Administrateurs, et un auteur Employé ne voit jamais la carte Conformité. Tout le reste vous revient : qui doit la suivre, pour quand, qui est en retard, et ce que vous remettez comme preuve.

Ce que voient vos apprenants est décrit dans Formations obligatoires et certification.

01C'est vous qui décidez qui doit suivre la formation. Obligatoire seul ne décide rien

Une formation obligatoire est une étiquette posée sur la formation. Elle place la formation dans les rapports de conformité, montre aux apprenants le badge obligatoire et, si elle expire, donne une date de fin à chaque réussite. Elle n'y inscrit personne.

Une personne compte dans les chiffres de conformité lorsque deux conditions sont réunies :

1. La formation est marquée Formation obligatoire.
2. La personne l'a reçue en tant qu'obligation. Toute personne inscrite à la formation après qu'elle a été marquée obligatoire est concernée, quelle que soit la façon dont elle a été inscrite, y compris les personnes qui se sont inscrites elles-mêmes.

Votre travail, dans l'ordre :

02Qui peut faire quoi

Deux lignes méritent un mot. Exiger une recertification et les réglages de conformité se trouvent dans l'éditeur de la formation. Une fois une formation obligatoire, seuls ses auteurs et les Administrateurs peuvent ouvrir cet éditeur : un Manager qui n'en est pas l'auteur a donc besoin d'un Administrateur pour les deux. Et Conformité de l'équipe couvre toute l'organisation : il n'existe pas de vue « mes collaborateurs uniquement ».

03Affecter les personnes

Deux façons d'affecter, pour deux situations différentes

Inscription ponctuelle. Sur la page Inscriptions, choisissez la formation dans 1. Choisir une formation, les personnes ou groupes dans 2. Choisir des utilisateurs ou des groupes, éventuellement une Date d'échéance dans 3. Options, puis appuyez sur Inscrire. Une fois une formation choisie, chaque personne de la liste affiche sa situation actuelle sur celle-ci, par exemple Certifié ou Expirée, pour que vous voyiez qui est déjà couvert avant d'inscrire qui que ce soit. Voir Inscrire des personnes.

Formation imposée à un groupe. Sur la page du groupe, sous Formations imposées, appuyez sur Imposer une formation, choisissez-la dans Choisir une formation… et appuyez sur Imposer. La liste affiche alors Imposée depuis le suivi de la date. Seules les formations publiées que le groupe n'impose pas déjà sont proposées. Voir Groupes et formations imposées.

Comment fonctionnent les échéances

• Une Date d'échéance que vous choisissez se termine à la fin de ce jour dans le fuseau horaire de chaque apprenant. Pour en savoir plus, voir Inscrire des personnes.
• Si vous la laissez vide sur une formation obligatoire, chaque apprenant reçoit le Délai pour terminer de la formation à partir du jour de son affectation. Sa valeur par défaut est de 30 jours.
• Les échéances sont figées au moment de l'affectation. Modifier ensuite le Délai pour terminer ne déplace aucune échéance existante.
• Une personne sans échéance ne peut jamais être En retard. Elle reste Jamais certifié jusqu'à sa réussite.

Les personnes qui rejoignent un groupe plus tard

Elles sont inscrites dès qu'elles sont ajoutées à un groupe qui impose la formation, et reçoivent la notification habituelle « Vous avez été inscrit ». Si l'ajout échoue pour une raison technique, la vérification horaire les rattrape.

Une personne qui a quitté un groupe et y revient voit son ancienne obligation rouverte. Si son ancienne échéance est passée pendant son absence et qu'elle n'a jamais réussi, elle reçoit un nouveau Délai pour terminer à partir du jour de son retour.

Retirer une formation imposée

Appuyez sur l'icône de corbeille à côté de la formation sur la page du groupe, puis sur Retirer dans Retirer cette obligation ?. La page répond Retirée. 12 obligations closes.

Ce que cela fait :

• Les nouveaux membres cessent d'être inscrits.
• Les membres actuels cessent d'avoir une obligation sur cette formation : ils sortent de Conformité de l'équipe, du récapitulatif et de la liste des relances.
• Rien n'est supprimé. Chaque réussite, certificat et entrée d'historique est conservé, et la formation reste dans leur liste.
• Toute personne qui fait aussi partie d'un autre groupe imposant la même formation conserve l'obligation.

Retirer une seule personne d'un groupe a le même effet pour cette personne. Archiver un groupe retire toutes ses formations imposées, de la même façon ; les membres conservent leur appartenance et personne ne perd de certificat.

04Lire la conformité de l'équipe

Ouvrez Statistiques et choisissez Conformité de l'équipe. La page comporte deux onglets : Personnes à relancer, à partir duquel vous travaillez, et Par formation, à partir duquel vous rendez compte.

La ligne de verdict

La première ligne résume toute la page.

« Entièrement à jour » signifie « absent de la liste ». Cela inclut les personnes qui n'ont pas encore terminé mais dont l'échéance n'est pas passée.

La liste et les catégories

Sous le verdict, une ligne par personne qui doit quelque chose, la plus grave d'abord : en retard, puis expirée, puis expirant bientôt, et dans chaque groupe, celle qui attend depuis le plus longtemps. Les personnes dont l'échéance n'est pas encore passée ne sont pas listées.

Chaque ligne commence aussi par une case à cocher, et celle de l'en-tête sélectionne toutes les personnes du filtre en cours ; la sélection est ce que vous relancez (section 05). Exporter en CSV, à côté des filtres, télécharge la liste telle que filtrée (section 06).

Les filtres au-dessus de la liste la restreignent. Chaque personne figure dans exactement un filtre, celui de sa situation la plus grave, si bien que les trois totaux forment la liste.

Expire le trimestre prochain ne se remplit que pour les formations dont l'Alerter avant l'expiration dépasse 30 jours. Avec la valeur par défaut de 30 jours, il reste vide, et personne n'apparaît dans la liste avant que sa certification ne soit à 30 jours de sa fin.

L'onglet Par formation

Une ligne par formation obligatoire. Les colonnes 30, 60 et 90 jours sont cumulatives : une certification qui expire dans 20 jours est comptée dans les trois, et chacune est un sous-ensemble de Certifiés. La page l'indique au-dessus du tableau.

Appuyez sur Voir sur une ligne pour ouvrir les apprenants de cette formation : Apprenant, Statut, Assignée, Valable jusqu'au, À terminer avant le, Cycle, Dernière réussite et Certificat. Cette liste inclut les personnes qui se sont inscrites d'elles-mêmes et ne l'ont jamais reçue en affectation ; elles affichent Non sous Assignée, et le compte Inscrits au-dessus les exclut.

Les statuts

Une tentative échouée n'est pas un statut. Une personne qui a échoué reste Jamais certifié, ou En retard une fois l'échéance dépassée, jusqu'à sa réussite.

05Relancer

Relancer

1. Dans Personnes à relancer, cochez les personnes, ou cochez la case de l'en-tête pour Sélectionner toutes les personnes de ce filtre. Choisir un autre filtre efface la sélection.
2. Une barre apparaît : 3 personnes sélectionnées et Une notification par personne, listant tout ce qu'elle doit.
3. Appuyez sur Relancer. La page répond 3 personnes relancées. et Dernière relance se met à jour.

Ce que reçoit l'apprenant : une notification, Une formation obligatoire requiert votre attention ou 3 formations obligatoires requièrent votre attention. Elle ouvre son onglet Mon apprentissage dans les statistiques, où chaque obligation est listée avec un bouton pour la commencer ou la renouveler. Elle arrive toujours dans sa boîte de réception de l'application, et dans Slack aussi si votre organisation a connecté Slack, sauf s'il l'a désactivé. Il ne peut pas désactiver la copie dans l'application.

Ce que WeLearn envoie de lui-même

Rien n'est envoyé le jour où un apprenant passe en retard. Relancer une personne en retard, c'est à cela que sert Relancer.

Le récapitulatif hebdomadaire

Chaque lundi matin, chaque destinataire du récapitulatif reçoit une notification couvrant toutes les formations obligatoires pour lesquelles il le reçoit : elle nomme la formation lorsqu'il n'y en a qu'une et indique sur 3 formations sinon. Elle contient le nombre de personnes expirée(s) et en retard, jamais un nom, et elle ouvre Conformité de l'équipe, où figurent les noms. Rien n'est envoyé pour une formation sans personne expirée ni en retard.

Qui le reçoit :

• Les personnes choisies dans Destinataires de l'alerte sur la formation.
• Si personne n'est choisi, les auteurs de la formation, mais seulement ceux qui sont Managers ou Administrateurs.
• Si aucun d'eux ne remplit cette condition, les Administrateurs de l'organisation.

Un destinataire choisi qui n'est plus Manager ni Administrateur est ignoré.

06Certificats et preuves

Ce que vous pouvez télécharger

Vous atteignez la page d'une personne depuis Dossier de certification complet sur sa ligne dans Personnes à relancer, ou depuis la page Équipe en cliquant sur sa carte. La section Dossier de certification commence par un résumé tel que Certifiée sur 3 formation(s) obligatoire(s) sur 4. 1 demande une action., puis une ligne par formation obligatoire avec son statut, Valable jusqu'au ou N'expire pas, le numéro de Certification et le nombre de réussites au dossier. Une ligne marquée Hors obligation est une formation à laquelle la personne s'est inscrite d'elle-même.

Si certaines personnes sélectionnées n'ont aucun certificat, le ZIP est tout de même téléchargé et une fenêtre liste qui manque et pourquoi : aucune réussite enregistrée, non inscrit à cette formation, ou réussite enregistrée, mais le certificat n'a pas pu être produit.

Par défaut, une archive contient au plus 1 000 certificats, et chaque Manager peut constituer 20 archives par heure. Au-delà de la limite, sélectionnez moins de personnes.

Exports CSV

La colonne Statut des exports contient les codes internes, comme OVERDUE, EXPIRED ou NEVER_CERTIFIED, plutôt que les libellés affichés à l'écran.

Télécharger le certificat de quelqu'un d'autre est consigné, et la personne en est informée

Chaque certificat que vous téléchargez pour quelqu'un d'autre est consigné avant que le fichier ne vous parvienne. Le titulaire reçoit une notification dans l'application : Maria Rossi a téléchargé votre certificat pour « GDPR Basics ». Une notification par téléchargeur, par personne et par jour, quel que soit le nombre de fichiers. Les pages le précisent avant que vous ne cliquiez : Chaque personne sera informée que vous avez téléchargé son certificat.

Les apprenants téléchargent leurs propres certificats depuis leur onglet Mon apprentissage. Ce téléchargement n'est pas consigné et n'informe personne.

Pour les auditeurs : la page publique de vérification

Chaque certificat porte un code de vérification et l'adresse de la page de vérification, https://<WeLearn site>/verify, à la racine du site, sans nom d'organisation. N'importe qui peut l'ouvrir sans compte, saisir le code et appuyer sur Vérifier. La page répond Certification valide, Certification expirée, Remplacée par une certification plus récente ou Validation au dossier, et reprend ce qu'indique le certificat : titulaire, formation, cycle, date de réussite, score, date de fin et version évaluée. Les dates sont en UTC, comme sur le document. Elle n'affiche rien d'autre sur la personne. Voir Vérifier un certificat WeLearn.

07Quand les choses changent

08Liste de contrôle et pièges

Votre première formation obligatoire, du début à la fin

• La formation est publiée et marquée Formation obligatoire (demandez à ses auteurs ou à un Administrateur).
• Vous savez si elle expire, et connaissez son Délai pour terminer.
• Les personnes sont affectées : une formation imposée à un groupe pour une règle permanente, la page Inscriptions pour une liste ponctuelle.
• Conformité de l'équipe n'indique plus Aucune formation obligatoire, et Par formation affiche le nombre d'Inscrits attendu.
• Les personnes qui avaient terminé la formation avant qu'elle ne devienne obligatoire ont été vérifiées (voir les pièges ci-dessous).
• Vous savez qui reçoit le récapitulatif du lundi.
• Après l'échéance, vous relancez le filtre En retard maintenant et vérifiez de nouveau quelques jours plus tard.
• Avant un audit, vous exportez Par formation et téléchargez Tout télécharger (ZIP) avec Dernière réussite.

Les pièges dans lesquels on tombe